Mitarbeiterumfrage um den Puls zu fühlen

Gerne würde ich als Führungsperson wissen, was meine Mitarbeiter und Arbeitskollegen über das Unternehmen oder über die Vorgesetzten denken. Dies gibt die Möglichkeit allfällige Schwachpunkte aufzudecken, diese zu verbessern und so für das Unternehmen einen Mehrwert zu schaffen.

Grundsätzlich bietet die Mitarbeiterumfrage eine umfassende Möglichkeit eine Bestandsaufnahme zu machen, wenn bei der Umsetzung möglichst viele Stolperfallen ausgemerzt werden können. Zudem bietet sie einen ersten Anhaltspunkt für weitere, individuelle Diskussionen, welche die Führungsperson(en) mit den Mitarbeitern führen sollte.

Die Erstellung und Durchführung einer solchen Umfrage ist, gerade wenn man mit einer externer Firma zusammen arbeitet, keine Hexerei. Dennoch gibt jedoch einige Punkte zu berücksichtigen, damit die Resultate auch aussagekräftig sind.

Feedback Kultur

Oft genug habe ich bei meinen Vorgesetzten, in den verschiedensten Firmen, erfahren müssen, dass nicht alle Vorgesetzte ein ehrliches und konstruktives Feedback annehmen können (oder wollen). Ein Phänomen, dass vielen meiner Kollegen durchaus bekannt ist, wie ich in verschiedenen Gesprächen feststellen konnte.
 
Insbesondere Kollegen aus dem angelsächsischen Raum haben oftmals kein Verständnis für eine solche Gesprächskultur. Meines Erachtens ein nicht unerheblicher, teilweise kulturell bedingter, Schwachpunkt. Ich persönlich schätze das direkte Feedback von Mitarbeitern (und natürlich auch Vorgesetzten) immer sehr. Offenbart es mir doch die Sichtweise meines Gegenübers und macht mich auf mögliche blinden” Flecke meiner Selbstwahrnehmung aufmerksam.
Nebst einzelnen Personen, ist eine gute Feedback-Kultur der Organisation oder des Unternehmens wichtig. Denn, wenn die Mitarbeiter davon ausgehen müssen, dass sie keine Rückmeldung zu den Resultaten und den daraus abgeleiteten Massnahmen erhalten, wird auch die Umfrage mit entsprechender Nachlässigkeit beantwortet werden.

Die Sache mit der Anonymität und dem Vertrauen

Oftmals werden die Mitarbeiterumfragen von externen Unternehmen durchgeführt, mit dem Hinweis, dass die Daten vertraulich und anonym sind.

Das mag auf den ersten Blick beruhigen, aber wenn die Angestellten wissen, dass auf den Arbeitssystemen verschiedenste Überwachungstools installiert sind, werden sie sich nie sicher sein können, wie anonym die Umfrage wirklich ist. Dieses Misstrauen ist insbesondere im Kontext von sogenannten Data Leakage Prevention Agenten zu sehen, welche auch den verschlüsselten Datenverkehr mitlesen können und so eine Anonymität gänzlich verhindern können.

Die Anonymität kann, aus Sicht des Mitarbeiters, somit nicht garantiert werden und entsprechend (positive) Feedbacks wird er abgeben, da er im Abhängigkeitsverhältnis steht und eine Überwachung fürchtet. Die Kosten einer, unter diesen Umständen durchgeführten Umfrage, kann man sich das Unternehmen sparen.

Es ist durchaus denkbar, dass sich das Management, welches eine Mitarbeiterumfrage anordnet, sich dieser Situation durchaus bewusst ist. Man kann sicherlich die Behauptung in den Raum stellen, dass bei einigen Fällen dieses, indirekt erzwungen positive, Resultat für das Selbstmarketing und die Rechtfertigung der eigenen Strategie benutzt wird.

Wie schon im Praxisratgeber von vocatus festgehalten, muss der Mitarbeiter den Mehrwert erkennen und darauf vertrauen, dass aus den Resultaten der Studie auch die richtigen Massnahmen umgesetzt werden. Ist der Sinn der Umfrage für den Mitarbeiter nicht erkennbar, wird das Resultat deshalb auch wenig aussagekräftig sein.

Am Beispiel einer einfachen Frage

Ein wichtiger Punkt ist der Bezugsrahmen und die Erwartungshaltung, welcher, auch bei scheinbar einfachen Fragen, immer geklärt werden muss.

Betrachten wir als Beispiel folgende Frage:

Seit der letzten Mitarbeiterumfrage wurden verschiedene Massnahmen umgesetzt. Stimmen Sie dieser Aussage zu?

Nehmen wir weiter an, dass basierend auf der letzten Mitarbeiterumfrage fünf Verbesserungspunkte identifiziert wurden, wovon zwei bereits umgesetzt sind.

Rein nüchtern betrachtet: Gehe ich davon aus, das mit “verschiedene” eine Mehrzahl (also mind. zwei) Massnahmen gemeint ist, kann ich grundsätzlich guten Gewissens die Frage mit “Stimme vollkommen zu” zu beantworten. Es wurde ja nicht nach der Qualität der Massnahmen gefragt oder dem Verhältnis von entdeckten zu umgesetzten Massnahmen.

Auf der anderen Seite, sind erst zwei von fünf Massnahmen umgesetzt und unter diesem Gesichtspunkt wäre die Frage wohl mit “Stimme teilweise zu” oder allenfalls sogar mit ”weder noch zu” zu beantworten.

Überlegt sich der Mitarbeiter, bei der Beantwortung der Frage, inwiefern die Massnahmen sein Arbeitsumfeld verbessert haben, könnte er sogar zum Schluss kommen, dass die Frage mit “Stimme überhaupt nicht zu” zu beantworten ist.

Eine scheinbar einfache Frage kann, wenn der Rahmen nicht eindeutig definiert ist, verschiedene Antworten “generieren ” und die Resultate haben keinerlei Aussagekraft mehr.

Hingegeben kann die Frage “Bewerten Sie die Leistung Ihres Vorgesetzten als Führungsperson zwischen 1-6” eine klare Aussage ergeben.

Die Frage selbst scheint nicht sehr präzise gestellt zu sein und ich bin mir als Teamleiter durchaus bewusst, dass die Wahrnehmung der Mitarbeiter sehr individuell ist und auch die persönliche Beziehung in diesem Fall eine, nicht unerhebliche, Rolle spielt.

Dennoch erhalte ich gerade in diesem Kontext einen Indikator, ob die bewertete Person zu “positiv” oder “negativ” wahrgenommenen wird. Je nachdem kann dies durchaus Rückschlüsse auf mögliche Probleme innerhalb eines Teams hinweisen.

Daraus jedoch eineindeutigen Rückschlüsse zu ziehen, wie diese Person im Verhältnis zu einem anderen Vorgesetzten wahrgenommen wird, wäre hingegen völlig falsch. Dies liegt darin begründet, dass die Antwort zu dieser Frage stark von der persönlichen Beziehung zwischen dem einzelnen Mitarbeiter und dem Vorgesetzten gefärbt ist.

Es ist also stets auch die Erwartungshaltung zu klären und diese in den entsprechenden Kontext zu stellen. Eine Frage kann im einen Fall hilfreich und im anderen Fall wertlos sein.

Weitere Beispiele sind in der einschlägigen Literatur zu finden. Ersten Anhaltspunkte über mögliche Fehlerquellen bei einer Umfrage zeigt sicherlich der Artikel auf Umfragen.Info auf oder sind im Praxisratgeber von vocatus nachzulesen.

Fazit – It’s all about

Eine Person in einer leitenden Position darf nicht blauäugig sein, denn eine Umfrage wird immer positiver ausfallen, als das eigentliche “Bild” der Mitarbeiter ist. Dies allein aufgrund der Tatsache, dass die Resultate immer während eines Abhängigkeitsverhältnis entstehen; ganz nach dem Motto «die Hand die mich füttert, die beiss ich nicht».

Schliesslich und endlich geht es aber immer um Vertrauen: Wenn der Mitarbeiter nicht darauf vertrauen kann, dass er ernst genommen wird oder er den Eindruck hat, dass im Unternehmen unliebsame Fragensteller bei der nächsten Restrukturierungswelle tendenziell schlechter wegkommen, dann wird die Organisation nie ein ehrlicheres Feedback erhalten.

Schlussendlich wird der Mehrwert innerhalb der Organisation vor allem durch ein positives Vertrauensverhältnis generiert, während Misstrauen und Ängste diesen Mehrwert, auch einer korrekt durchgeführten Umfrage, stark schmälern oder gänzlich zu nichte machen.

Oder anders gesagt, wer eine offene und wertschätzende (Gesprächs-)Kultur im Unternehmen auf allen Ebenen etablieren kann, wird ein realistischeres und ehrlicheres Feedback erhalten. Sei dies nun im persönlichen Gespräch oder bei der Erhebung der Daten mittels einer Umfrage.